Man kennt das ja: Es geht aufs Jahresende zu und das Budget fürs nächste Jahr wird fällig. Anfangs geht man mit großem Elan daran, schließlich wird ja etwas Neues geplant, ein neues Jahr in dem vielleicht auch alles besser und runder läuft als in diesem?

Aber dann ist da ja auch noch das Tagesgeschäft. Der Kunde wartet auf seine Produkte, die Messe muss vorbereitet sein, das neue Produkt hat noch einige Macken und wird wohl nicht rechtzeitig fertig werden…

Wer denkt in einer solchen Situation schon an das neue Jahr. Die Planerei erscheint dann doch plötzlich sehr abstrakt und theoretisch. Hinterher kommt ja doch alles anders.

Dann geht es dem Budget oft so, wie den guten Vorsätzen fürs neue Jahr, es gerät schnell in Vergessenheit. Letztlich gilt aber: Falsche Planung ist rausgeschmissene Zeit. Wenn ein Budget den Schwerpunkt der Planungen auf Kostenstellen und Investitionsrechnungen legt, wird das Ziel eindeutig verfehlt. Um vom reinen Verwalten zum Gestalten zu kommen ist eine andere Form der Planung notwendig. Die maßnahmenorientierte Budget-Planung kann dabei helfen, wenn es gelingt tatsächlich die Maßnahmen zu planen, die wirklich relevant für das Geschäft sind. 

Dazu gilt es zunächst drei Fragen zu beantworten:

1. Welche 3 Schwerpunkte bei Kundenbeschwerden/Kundenunzufriedenheit gibt es? (z.B. Lieferzuverlässigkeit, Preis, Produktportfolio)

2. Welche 3 Schwerpunkte für Beschwerden/Unzufriedenheit der Mitarbeiter gibt es? (z.B. Informationsdefizite, ungeregelte Prozessabläufe, Angst um Arbeitsplatz)

3. Welche 3 Schwerpunkte zur Verbesserung von Umsatz und Ergebnis gibt es? (z.B. Internationalisierung, Innovation, Produktivität, Bestandsoptimierung)

Die Beantwortung dieser Fragen ist die Grundlage für den gesamten Planungsprozess. Daher sollte auf deren Beantwortung auch der Schwerpunkt der Planung selbst liegen. Damit können Sie übrigens schon früh im Jahr anfangen und damit die Planung zeitlich entzerren, ohne die in vielen Unternehmen bereits im Frühsommer beginnende Groteske einer buchhaltungsgetriebenen Detailplanung zu durchlaufen. Wichtig ist lediglich, dass Sie auch wirklich genau 3 Verbesserungspotenziale pro Frage herausarbeiten. Auf mehr als 3 Schwerpunkte werden Sie sich ohnehin kaum fokussieren können und weniger sollten es auch nicht sein, um zu verhindern dass ein Thema so dominant ist, dass alle anderen Aktivitäten ins Leere laufen.

Diese Systematik lässt ich dann für den weiteren Planungsprozess fortführen:

1. Welche 3 Aktivitäten steuern dem erkannten Missstand am effektivsten entgegen?

2. Welche 3 Projekte/Maßnahmen sind zur Einleitung der Aktivität nötig?

3. Welche Ressourcen werden für die Maßnahmen benötigt?

Umsatzplanung, Personalplanung und schließlich auch Investitions- und Kostenstellenplanung lassen sich dann aus diesen Ansätzen ableiten. Auf diese Weise können Sie dann mit klarem Fokus und einem ganzheitlichen Ansatz ins neue Budgetjahr gehen. Der Umsetzungserfolg wird dann ganz wesentlich davon bestimmt, wie es Ihnen bereits während der Planungsphase gelungen ist die Mitarbeiter in die Umsetzung einzubinden und verantwortlich zu machen (­­siehe: Führung).